Hakemisto voi parantaa kirjan tai asiakirjan saatavuutta valtavasti, koska siinä luetellaan tärkeät sanat ja ilmaukset sekä niiden sivujen numerot, joihin ne viitataan.
Kirjoitan tällä hetkellä ensimmäistä kirjaani - noin 10 Windows-tietosuojaa - ja yksi niistä asioista, jotka todella halusin lisätä siihen, on hakemisto tärkeimmistä sanoista ja lauseista, jotta käyttäjät voivat käyttää hakemistoa viittauksena etsi tietoja nopeasti.
Microsoft Word 2016: n mukana tulee vaihtoehtoja hakemiston luomiseksi; itse prosessi ei ole ollenkaan monimutkainen, mutta se voi silti olla hämmentävä aloittamisen suhteen.
Hakemiston luominen Word 2016: ssa
Vaikka voit luoda hakemiston milloin tahansa, suosittelen sen luomista, kun olet kirjoittanut ja muokannut kirjaa tai asiakirjaa.
Hakemisto on mahdollista päivittää, jos olet käynnistänyt sen kirjoittamisen tai muokkaamisen aikana, mutta jos teet sen jälkeen, kun olet valmis, sinun ei tarvitse tehdä sitä, ja se on yleensä paljon helpompaa ja nopeampaa.
Aloita avaamalla asiakirja Word 2016: ssa. Nyt hakemiston luominen on kaksiosainen prosessi. Merkitset hakemistoon sisällytettävät merkinnät ensimmäisessä ja tuotat hakemiston merkityistä merkinnöistä myöhemmin.
Aloita siirtymällä viitevälilehteen. Löydät työkaluhakemistoryhmän kyseisestä välilehdestä. Tärkein ensimmäisessä vaiheessa on "merkinnän merkintä". Aina kun valitset sen, sanot Wordille, että haluat korostetun tekstin olevan osa hakemistoa.
Näin se tehdään:
Vaihe 1: Merkitse teksti, jonka haluat sisällyttää hakemistoon, ja valitse sen jälkeen "merkitse merkintä".
Tämä on melko suoraviivaista. Korosta vain asiakirjan teksti ja paina sen jälkeen merkinnät. Voit korostaa yksittäisiä sanoja nopeasti kaksoisnapsauttamalla sanaa.
Vaihe 2 : Määritä hakemistotieto
Word avaa "merkitse hakemistotieto" -ikkunan, jota voit käyttää merkinnän määrittämiseen. Jos haluat vain indeksoidun tekstin napsauttamalla merkkipainiketta, niin se tehdään.
Voit muuttaa sivunumeromuotoa (lihavoitu tai kursivoitu korostamaan tiettyä tekstiä), lisätä alikappaleen tai käyttää merkitse kaikki toiminnot automatisoimaan prosessin.
Word näyttää tekstiä, joka on merkitty XE "TEXT", niin että tiedät, että se on merkitty jo.
Voit poistaa kappalemerkit ja muut piilotetut muotoilutiedot kohdasta Koti> Näytä / piilota tai käyttämällä pikanäppäintä Ctrl- (
Vaihe 3 : Toista prosessi
Käy läpi asiakirja ja merkitse teksti, jonka haluat sisällyttää hakemistoon. Vaikka pystyt automatisoimaan tämän jonkin verran, ehdotan, että et, koska saat paremman hallinnan indeksoinnista tällä tavalla.
Kyllä, hakemiston luominen vie kauemmin, mutta tulos on parempi.
Vaihe 4 : Lisää hakemisto Word-asiakirjaan
Kun teksti on merkitty Word-asiakirjaan, voit lisätä hakemiston siihen. Siirry siihen kohtaan asiakirjassa, jossa haluat hakemiston näkyvän.
Lisää viittaukset sijaintiin valitsemalla Viitteet> Lisää hakemisto. Word lataa kokoonpanoikkunan, jota voit käyttää indeksin mukauttamiseen.
Voit käyttää sitä esimerkiksi muuttamaan sarakkeiden lukumäärää tai valitsemalla hakemistolle toisen muotoisen mallin. Esikatselu näkyy ikkunassa, jotta tiedät miltä se näyttää asiakirjasta, kun teet muutoksia.
Vaihe 5 : Korjaa virheet
Ehdotan sinun käydä hakemiston läpi myöhemmin korjataksesi mahdolliset ongelmat. Perus esimerkki on useita indeksoituja merkintöjä, jotka viittaavat samantyyppisiin tietoihin, kuten mainos, mainos ja mainokset.
Virheiden korjaaminen on helppoa. Hyppää muokattavan asiakirjan kohtaan ja muokkaa sitä vain tekstissä (XE-osa). Tämä muuttaa merkittyä merkintää.
Tämän jälkeen on tehtävä vain hakemisto ja napsauttamalla "päivitä hakemisto" -painiketta muutosten asettamiseksi. XE määrittelee merkinnän, ja se voi poiketa valitusta tekstistä. Joten yhdistääksesi yhden hakemistotiedon alaisen tekstin, muokkaa XE-elementtejä ja paina sitten päivityshakemistopainiketta myöhemmin, jotta muutokset otetaan käyttöön.
